Rendez-vous récurrents et réservations répétées
Certaines prestations ne tiennent pas en une réunion. Ce sont douze séances de coaching, un cours hebdomadaire, une série de soins. Réserver un rendez-vous répété séance par séance fait perdre du temps à tout le monde et laisse des gens en route. Voici ce que fait CalendarPA à la place.
Ce qui peut se répéter, et à quelle fréquence
Un type de réservation peut être réglé pour se répéter ainsi :
- Chaque jour, ou tous les quelques jours.
- Chaque semaine, le même jour et à la même heure.
- Toutes les deux semaines.
- Chaque mois, à la même date.
- Des jours précis de la semaine : le mardi et le jeudi, par exemple, plutôt qu’un seul jour.
Deux formats existent. Une série fixe dure un nombre défini de séances, jusqu’à 52, et peut être réglée d’avance. Une série sans date de fin se poursuit indéfiniment, jusqu’à ce qu’elle soit mise en pause ou annulée.
Encaisser la série entière
Une série fixe s’achète en une fois plutôt que séance par séance : c’est la différence entre vendre un forfait et espérer que la personne reprenne rendez-vous.
- Un seul paiement couvre toutes les séances de la série.
- Vous pouvez proposer la série en dessous du tarif à la séance, en pourcentage ou en montant fixe, pour que l’achat du bloc soit intéressant.
- Si la personne dispose de crédits, ceux-ci couvrent des séances entières et seul le reste est facturé.
Modifier une séance sans toucher aux autres
Les agendas bougent. Une série n’est pas tout ou rien :
- Une séance peut être déplacée sans affecter les autres.
- Une séance peut être annulée, ou les séances restantes, sans toucher à celles déjà effectuées.
- Une série sans date de fin peut être mise en pause puis reprise, ce qu’il faut pour une coupure estivale plutôt que de l’annuler et de tout refaire.
Le détail du changement d’heure
Une séance hebdomadaire à 14h00 reste à 14h00 après le changement d’heure. Les dates sont calculées dans votre fuseau horaire et non en UTC : la série ne se décale donc pas d’une heure deux fois par an, ce genre de défaut que personne ne remarque avant qu’un client n’arrive une heure trop tôt.
Les séries mensuelles sont ramenées à la fin du mois : une série réservée le 31 tombe donc aussi en février au lieu de le sauter.
Les offres qui incluent cette fonctionnalité
Les réservations récurrentes font partie des offres Pro et Business, pas de l’offre gratuite. Le détail de chaque offre se trouve sur la page des fonctionnalités.
Questions fréquentes
Comment créer des rendez-vous récurrents ?
Ouvrez le type de réservation à répéter, allez dans ses réglages de Récurrence et choisissez un rythme ainsi que le format : série fixe ou sans date de fin. Ce type de réservation se réserve ensuite comme une série et non comme un rendez-vous isolé.
Les clients peuvent-ils réserver eux-mêmes un rendez-vous répété ?
Oui, c’est tout l’intérêt de le régler sur le type de réservation. La personne choisit le premier créneau sur votre page de réservation et le reste de la série en découle, au lieu de convenir de douze dates par e-mail.
Combien de séances une série peut-elle compter ?
Jusqu’à 52 dans une même série. Une série fixe s’étend par ailleurs sur un an au maximum à partir de sa première séance. Une série sans date de fin n’a pas de limite de séances puisqu’elle n’a pas de fin : elle court jusqu’à sa mise en pause ou son annulation.
Peut-on régler toute la série en une fois ?
Oui, pour une série fixe. Un seul paiement couvre toutes les séances, et vous pouvez appliquer une remise par rapport au tarif à la séance. Les crédits détenus par l’acheteur s’appliquent d’abord à des séances entières et seul le reste est facturé.
Puis-je déplacer ou annuler une seule séance ?
Oui. Une séance peut être reportée ou annulée séparément, et le reste de la série continue. Vous pouvez aussi annuler les séances restantes sans toucher à celles déjà effectuées.
Que devient une série au changement d’heure ?
Rien que vous ayez à corriger. Les horaires sont calculés dans votre fuseau horaire : une séance à 14h00 reste donc à 14h00 après le changement d’heure au lieu de se décaler d’une heure.
Quelles offres incluent les réservations récurrentes ?
Pro et Business. Les réservations récurrentes ne sont pas disponibles sur l’offre gratuite : un compte gratuit verra les réglages de récurrence sans pouvoir les activer.
Créez-en une
Les réservations récurrentes font partie des offres Pro et Business. Si vous en avez déjà une, les réglages se trouvent sur n’importe quel type de réservation, sous Récurrence.
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